Беспорядок на столе секретаря или менеджера по продажам может обойтись для компании потерей выгодного контракта. Как организовать работу, чтобы избежать нежелательных «утечек», которые смогут повлиять на решение будущего контрагента работать с вами или нет, читайте в этой статье
Заказчик обратился к детективу с поручением проверить контрагента, с которым планировалось подписать долгосрочный договор на покупку и сервисное обслуживание швейных машинок известной товарной марки. Вскоре, от детектива он узнал, что в компании работает не 15 человек, как ему было заявлено на переговорах раннее, а пять, трое из которых являются близкими родственниками друг другу. Также, заказчику стало известно, что правообладатель товарного знака запретил продавать швейные машинки под своим брендом. А поскольку других дилерских контрактов у контрагента не было, то он распродавал товарные остатки и таким образом пытался «держаться на плаву». Естественно, что при таком неблагоприятном состоянии хозяйственных дел ни о каком сервисном обслуживании речи быть не могло, и заказчик принял единственно верное решение в этой ситуации - не связывать себя никакими обязательствами с компанией, которая уверенно идёт ко дну.
Потеря покупателя и прямые убытки — вот главная причина, по которой недобросовестному предпринимателю необходимо уметь вовремя распознавать «мягкое вторжение» детектива на территорию своего офиса, филиала или склада. Если детектив найдёт способ и проникнет в рабочее помещение с детективным аудитом, то рассмотрит каждую бумажку на столе секретаря, каждый корешок папки в шкафу бухгалтера, и сможет найти «компромат».
Но «проблем» легко избежать, если держать кабинет в порядке. Читайте, что проверить на рабочем месте.
На что детективы обращают внимание в вашем офисе
Офисная дверь
Детектив проверяет соответствие надписи на дверной табличке с фирменным наименованием компании, а также полиграфическое качество исполнения вывески.
Стеллажи с папками
Бухгалтеры часто назначают папкам названия первички, регистров и пр. Если у компании много контрагентов, ответственные лица заводят целую папку, на которую наклеивают стикер с наименованием компании-контрагента и год. Если папки будут стоять в доступном месте, детектив обязательно найдёт способ их сфотографировать. Папки с именами на обложке храните в ограниченном доступе либо используйте названия без указания на имя компании. Принимайте меры, чтобы убрать документы в глухой шкаф или спрятать папки за ширму.
Компьютер
Детективы не упустят момент чтобы в ходе осмотра не ознакомиться с содержимым экрана компьютера. Такое случается, если менеджер в присутствии детектива открывает базу учета товаров на складе или фирменную презентацию.
Бумажные документы
Штатное расписание сотрудников с их контактными телефонами может находится под стеклом или на стене рядом с рабочим местом секретаря. Информация о способе оперативной связи с сотрудниками всегда находится на виду, поэтому детектив может воспользоваться невнимательностью секретаря, чтобы сделать пару фотоснимков.
Список работников компании с их контактами, храните в закрытом ящике стола вдали от посторонних глаз. Детектива интересуют абсолютно все документы, которые могут попасть в объектив его скромной фотокамеры. Например, стикеры, бумаги сторонних компаний, счета, письма или договоры на подпись. Поэтому, приучите работника оставлять на столе только документы, с которыми он работает в текущий момент. Лучше, если бумаги будут лежать не на виду, а в папке.
Когда понадобится выйти из кабинета, ответственный работник должен убирать документы в место хранения — ящик стола, шкаф или сейф. Если детективы найдут чужие документы, то начнут устанавливать связи между компаниями, попытаются выстроить логистику бизнеса, имена контрагентов, а также позволит детективам отследить операции по счетам организаций.
Черновики
Черновые документы детективы могут найти в мусорных корзинах. В одном деле сыщики обнаружили в коридоре рядом со шредером ведомости по остаткам на складе. По компаниям, указанным в документах детективы смогли восстановить структуру холдинга, адреса складов, ответственных лиц и специализацию. Бывают случаи, когда документы, которые уже не используют в работе, идут на черновики. Их вкладывают в принтер для печати. Опасно так поступать, если в документах коммерческие или персональные данные. Такие бумаги нельзя использовать как черновики. Их нужно уничтожать, чтобы информацию больше нельзя было прочесть, например, с помощью шредера.
Печати
Детективы стремятся обнаружить оттиски штампов и печатей. Это позволит проверить реквизиты компании, а также сличить полученные оттиски с имеющимися у заказчика.
Переписка и электронные документы
Проверьте документы, которые отправляете контрагентам по email. Во вкладке «Свойства» электронных документов могут остаться следы о наименовании компании, имя автора и другие данные. Детективы обязательно анализируют эти важные сведения, чтобы сделать вывод о наличии признаков подготовки к формальной сделке.
Флешки
Рискованно передавать детективу сведения на электронных носителях. Детектив может попросить перекинуть ему свидетельства компании, сертификаты, лицензии, уставные документы и другие файлы большого размера, а менеджер из-за своей невнимательности в дополнение скопирует файлы со служебной информацией.